Beispielprojekt · anonymisiertes Szenario
Rechnungseingang: von fünf Stunden auf zwanzig Minuten pro Woche
Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitern, ein zentrales Auftragspostfach und ein Ordner namens „Rechnungen_neu_final". So sieht die Ausgangslage in vielen Betrieben aus. So kommt man raus.
- Wochenaufwand vorher
- ~5 Std. Sichten, Abtippen, Ablegen
- Wochenaufwand nachher
- ~20 Min. Prüfliste, Freigaben
- Amortisation
- < 6 Monate bei 45 €/Std. kalkuliert
Ausgangslage
Lieferantenrechnungen kamen per Mail-Anhang, per Post und gelegentlich per WhatsApp-Foto vom Chef. Die Büroleitung tippte Beträge in die Buchhaltung ab, druckte PDFs zum Abheften aus und suchte bei Rückfragen im Mail-Archiv. Etwa fünf Stunden pro Woche, verteilt auf viele kleine Unterbrechungen, die nebenbei auch noch die Auftragsplanung ausbremsten.
Lösung
Ein Dokumenten-Workflow auf betriebseigener Hardware: Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen, einheitlich benannt und im durchsuchbaren Archiv abgelegt. Die Klassifizierung übernimmt ein lokales KI-Modell, die Inhalte verlassen das Haus nicht. Freigaben trifft weiterhin ein Mensch: Die Büroleitung sieht eine Prüfliste statt eines Posteingangs.
Der alte Weg lief zwei Wochen parallel weiter. Erst als die Prüfliste sich bewiesen hatte, wurde umgestellt. Vertrauen entsteht im Parallelbetrieb, nicht in der Präsentation. Vorgehensprinzip, Schritt 2 (Umsetzung)
Ergebnis
Aus fünf Stunden Verwaltungsarbeit wurden zwanzig Minuten Prüfzeit pro Woche. Rechnungen sind bei Rückfragen in Sekunden auffindbar, der Steuerberater bekommt saubere Exporte, und die Auftragsplanung wird nicht mehr von „kurz eine Rechnung ablegen" unterbrochen. Das System läuft seit der Übergabe im Betreuungsmodell: Monitoring, Updates und ein Quartalsgespräch.
Eingesetzte Bausteine
- Dokumentenarchiv mit Volltextsuche (Paperless-ngx, auf Hardware des Betriebs)
- Workflow-Automatisierung für Eingang, Benennung und Ablage (n8n)
- Lokales KI-Modell für Klassifizierung und Datenextraktion
- Monitoring mit Ausfallmeldung im Betreuungsmodell